Embauche d’un salarié : quelles formalités et obligations pour les employeurs ?
Recruter un salarié est une étape clé pour toute entreprise, notamment les TPE et PME. Mais entre les formalités administratives, les obligations légales et les opportunités contractuelles, il est essentiel de bien s’informer pour sécuriser l’embauche.
Découvrez dans cet article les étapes incontournables de l’embauche d’un salarié, les erreurs à éviter, et les bons réflexes pour une relation de travail saine et conforme.
Pourquoi sécuriser l’embauche d’un salarié est essentiel ?
Lors d’un atelier animé par Maître Laura Laurin, avocate au sein du cabinet KP Social, les dirigeants présents ont partagé leurs interrogations fréquentes :
- Quel type de contrat choisir ?
- Quelle convention collective appliquer ?
- Comment éviter les erreurs juridiques lors de la première embauche ?
Ces questions soulignent l’importance de maîtriser les formalités d’embauche et les droits du salarié dès le départ.
- DPAE : la première formalité obligatoire
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est obligatoire pour tout salarié. Elle permet de déclarer l’embauche à l’URSSAF et de déclencher les droits sociaux (assurance maladie, retraite, médecine du travail…).
À savoir :
- Elle doit être faite au plus tôt 8 jours avant et au plus tard le jour de l’embauche.
- Elle concerne aussi les alternants (apprentissage ou professionnalisation), mais pas les stagiaires.
- Le salarié doit être informé que la DPAE a bien été réalisée.
Oublier cette formalité expose l’employeur à des sanctions financières.
- Première embauche : prévenir l’inspection du travail
Pour toute première embauche, il est obligatoire d’informer l’inspection du travail. Une formalité souvent gérée par l’expert-comptable, mais qu’il est recommandé de documenter par écrit pour éviter tout litige futur.
- Le registre unique du personnel : un outil de traçabilité
Ce document est obligatoire dès le premier salarié ou stagiaire. Il doit être conservé de manière non modifiable (éviter les Excel) et doit contenir les informations essentielles sur chaque embauche.
Pour les salariés étrangers hors UE : mentionner le titre de séjour et l’autorisation de travail.
- Attention à la requalification des freelances
Faire appel à un prestataire freelance est une pratique courante. Mais attention : si les conditions de subordination sont réunies (consignes, horaires, outils imposés), il y a un risque de requalification en contrat de travail.
Bon réflexe : faire établir des devis, limiter les échanges et documents institutionnels (signature email, carte de visite au nom de votre entreprise), et éviter d’être le client unique du freelance.
- Télétravail et frais professionnels : que dit la loi ?
Le télétravail implique des frais professionnels (électricité, internet, mobilier…). Il est donc recommandé de :
- Mettre en place une charte de télétravail.
- Tracer les horaires de travail (notamment pour les salariés au forfait jour).
- Vérifier les impacts sociaux et fiscaux en cas de télétravail à l’étranger.
- Informations obligatoires à transmettre au salarié
Voici les éléments que tout employeur doit obligatoirement communiquer :
- Entretien professionnel : Tous les 2 ans, ou après un congé maternité, parental, arrêt longue maladie… Objectif : informer le salarié de ses droits à la formation et à l’évolution professionnelle.
- Convention collective et accords d’entreprise : La convention collective applicable doit être mentionnée sur le bulletin de paie.
- Un accord d’entreprise, signé avec les représentants du personnel, peut s’appliquer à la place.
- Mutuelle, prévoyance et médecine du travail : Fournir la notice d’information de la mutuelle et de la prévoyance. Adhésion à la médecine du travail obligatoire dès la DPAE. Une visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l’embauche.
- Hygiène, sécurité et obligations de l’employeur
L’employeur doit garantir la sécurité physique et mentale de ses salariés. Cela passe par :
- Un document unique d’évaluation des risques (DUERP) à mettre à jour régulièrement.
- Des affichages obligatoires dans les locaux (horaires, coordonnées secours, égalité pro, etc.).
- Une vigilance sur les risques de harcèlement moral ou sexuel.
- Le contrat de travail : un document stratégique – Contrat CDI ou CDD ?
- Le CDI est la norme.
- Le CDD doit être exceptionnel, justifié par un motif précis.
Clauses à insérer pour sécuriser la relation de travail :
- Période d’essai
- Clause de confidentialité
- Clause de non-concurrence
- Clause de mobilité géographique
- Clause d’objectifs
- Télétravail encadré
- Rémunération variable (attention aux contentieux !)
Le contrat ne doit jamais être copié-collé : chaque recrutement mérite un contrat sur mesure, adapté aux spécificités du poste et aux risques de l’activité.
Ce qu’il faut retenir
L’embauche d’un salarié implique plusieurs formalités obligatoires, mais aussi des opportunités de structurer votre organisation. C’est un investissement stratégique : bien informé, l’employeur peut non seulement sécuriser son recrutement, mais aussi créer un cadre de travail motivant et conforme à la réglementation.
Besoin d’un accompagnement pour vos premières embauches ?
Faites appel à un expert du droit social ou à votre expert-comptable pour éviter les erreurs coûteuses.
