Halte à la sursollicitation numérique !

La conférence qui s’est déroulée le 19 janvier dernier est le fruit des travaux de recherche*1 menés par la Chaire « Talents de la transformation digitale » de Grenoble Ecole de Management. Caroline Cuny, Docteur en Psychologie cognitive et professeur de marketing à GEM a mis en lumière le phénomène d’infobésité et de sursollicitation afin de mieux comprendre les mécanismes et les effets du numérique dans notre quotidien et donner des clés pour réussir à créer des pauses propices à la recharge mentale.

 

Mesurer l’ampleur du phénomène

 

Il faut tout d’abord comprendre les mécanismes psychologiques et éclairer notre conscience sur la notion de charge mentale. Les outils numériques nous facilitent la vie, certes … car nous gagnons en efficacité, en performance et collaborons davantage avec notre réseau. Le déploiement massif de ces outils qui nous proposent de l’information en permanence (peu importe où nous sommes) nous accapare toute notre attention. De prime abord c’est une perspective positive puisque nous sommes en transformation et évoluons vers de nouvelles solutions, pour gagner en confort (courses en ligne par exemple) et en efficacité (versus les générations papier-crayon et fax !).

Cette injonction d’immédiateté, d’urgence, provoque néanmoins des effets néfastes sur notre cerveau, qui emmagasine un tel flux d’information qu’il « surchauffe » et se met « sous pression ». Rester en éveil pour répondre à des sollicitations parfois urgentes, surgissant de façon intempestive, tout en gardant à l’esprit son emploi du temps et ses priorités… telle est l’ambivalence de ce phénomène d’infobésité. L’engrenage du « devoir tout faire en même temps » créer un véritable épuisement cognitif, qui peut aller jusqu’au brun-out. Être multi-tâches a donc ses limites…

 

Détecter la charge mentale avant qu’il ne soit trop tard !

 

Les outils numériques par lesquels arrivent les informations urgentes se retrouvent très rapidement au centre de l’attention et accaparent une grande partie des ressources intellectuelles disponibles. On semble capable de tout pouvoir faire en même temps mais la mémoire « de travail » ne peut suivre qu’un seul fil d’activité à la fois. Le traitement des urgences créer une rupture, souvent délicate à surmonter.

On peut alors distinguer deux types de « charges ». Celle qui est intrinsèque (cognitive), qui est le résultat de ce que notre cerveau est capable de traiter naturellement (comme lorsque nous parlons en conduisant). Et il y a la charge psychique, liée à des aspects extérieurs comme le stress, la fatigue, l’ambiance de travail etc.

Quelles stratégies vertueuses adopter ?

 

Face à l’urgence, un individu peut être amené à revoir ses méthodes, apprendre à travailler autrement, plus efficacement, ou à dégager plus de temps. De plus, un travailleur doit être capable de prendre du recul, pour faire la part des choses et ne pas vivre chaque situation comme une urgence. Pour commencer : être modeste car non on ne peut pas tout traiter en même temps ! On peut classer ces stratégies selon 3 axes :

Organisation

 

  • Économiser ses ressources en gérant mieux ses tâches grâce à l’automatisation, en paramétrant ses outils numériques pour qu’ils réalisent de manière autonome les procédures les plus routinières.
  • Utiliser des outils qui favorisent un traitement séquentiel de l’information et qui évitent d’avoir à « zapper » d’un mode d’organisation à un autre afin de conserver une vision globale de la situation.
  • Regrouper les informations pour n’en faire qu’une seule unité d’information (ex : pour les numéros de téléphone, on peut s’entraîner à regrouper les chiffres par trois) afin de simplifier la mémorisation des données.
  • Et surtout, essayer de freiner la course contre la montre pour ne pas perdre le fil de notre propre mode d’organisation intellectuel. Mieux vaut y aller pas à pas ! De fait, il sera plus facile de reprendre le contrôle sur l’ordonnancement et le séquençage des informations dont nous avons besoin pour établir nos raisonnements.

Concentration

 

  • Limiter et/ou supprimer les interruptions (type téléphone) le plus possible pour gagner du temps ! L’impression d’accomplir une tâche tout de suite pour s’en « débarrasser » peut au contraire nous faire perdre du temps et de la performance.
  • Pour aller plus loin, il est conseillé de sélectionner « en conscience » les informations sur lesquelles nous souhaitons porter notre attention. Mieux nommer ses mails pour diminuer le caractère d’urgence (et ne pas paniquer son interlocuteur si ce n’est pas capital). Imaginer différents canaux en fonction de la personne avec qui on veut interagir. Tout ne peut pas arriver sur le même canal !
  • Pratiquer l’art du compromis… parfois les choses peuvent se résoudre « toutes seules ». Il est essentiel de partager avec ses collègues lorsqu’on se sent submergé et arriver à dire qu’on est « full ».

Modulation

 

  • Faire de vraies pauses (pas numériques si possible !) pour maintenir les moments de convivialité et les échanges non-virtuels.
  • Lutter contre la culture de l’immédiateté : le cerveau a besoin de divaguer, il est important de lui laisser le temps de faire une vraie coupure. Accepter que dans le travail il y a des rythmes et ne pas avoir peur de freiner la cadence. Avant, on pouvait dire qu’on s’arrêtait réellement … or désormais notre cerveau n’est plus jamais au repos ! Il est toujours en activité… Il faut savoir retourner au repos (cf . appli de mental training pour concilier performance et sérénité au travail*2)
  • Important de finaliser ce qu’on a commencé ! Ne pas se disperser et se réserver des plages de travail spécifiques pour traiter une tâche en particulier (comme se programmer des relances clients le jeudi matin et rien d’autre).

Comment faire pour aider son esprit à divaguer ?

 

Notre cerveau a une capacité d’imagerie phénoménale, on peut l’emmener dans un endroit calme … même sans y aller ! On peut essayer de faire « comme si » en portant son attention vers des éléments d’informations qui aspirent au calme, à la détente. Pratiquer la pleine conscience est aussi une solution afin d’atténuer le stress et éviter de toujours se projeter dans « l’après ». Savoir s’isoler physiquement et psychologiquement est également une clé pour prendre du recul et apaiser les tensions. Enfin, l’esprit doit être « libéré » en dehors des plages horaires de travail, c’est pourquoi il est important de couper ses notifications mails, réseaux sociaux etc. le soir et le week-end 😉

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Quelques pistes pour vous aider à « mieux être » au travail via l’étude complète, en cliquant ici !

Pour contacter Caroline Cuny : caroline.cuny@grenoble-em.com

En savoir + sur la Chaire « Talents de la transformation digitale »

 

VOIR LES ESQUISSES DE SYLVIE VIDAL

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*1 L’étude réalisée portait sur une méthodologie des mesures par double tâche :

Les mesures de sursollicitation au travail ont été réalisées directement sur le lieu de travail des participants, avec un recueil de données sur une période d’environ 1h. La consigne était de réaliser leur activité principale en lui accordant une priorité absolue. De plus, on leur demandait de réaliser une tâche secondaire qui consistait à replacer au centre de l’écran un curseur orange qui se déplaçait lentement en s’écartant du centre à gauche ou à droite. Les chercheurs prenaient en note les activités des participants et les interruptions subies, avec un minutage précis et enregistraient automatiquement sur ordinateur le déplacement et replacement du curseur. La mesure du niveau de sursollicitation était donc représentée par la fréquence et le délai du replacement du curseur au centre de l’écran (tâche secondaire) en fonction des phases d’activité observée (tâche principale).

 

D’après les études menées, on constate qu’il y a plusieurs sortes de charges mentales :

Celles qui sont « acceptables », liées notamment à la réalisation de certaines tâches qui ne surchargent pas trop notre cerveau : comme la saisie de données, les activités de vérification, plus routinières etc…
Il y a ensuite la charge moyenne, lorsque nous sommes capables de faire des choses en réaction…. Comme lorsque nous sommes en train de rédiger un rapport par exemple et qu’en même temps on prend note d’un évènement qui se passe dans notre environnement (comme l’arrivée d’une personne dans notre bureau). Activité réalisée sans pression avec une bonne gestion des interférences.
La charge forte se caractérise par une action qui nécessite de rester concentré pour mener plusieurs tâches et qui mobilise plusieurs processus mentaux. Comme rédiger un rapport en pensant à sa structuration pour pouvoir le terminer. La tâche devient alors plus compliquée et le délai pour replacer le curseur est plus long.
Les situations d’urgences fortes sont générées par une information qui arrive soit par le biais d’un mail ou d’une personne et qui nous envoie un caractère d’urgence. Ces situations peuvent également être liées à des activités qui sont plus « posées » mais pour lesquelles il y a une pression forte (relation avec un fournisseur /ex. ou un projet avec un montage financier épineux …). On constate alors un épuisement, qui nécessite de s’arrêter…
La période réfractaire quant à elle est liée au moment où le cerveau fait « pppfff ». On ressent alors un fort besoin de souffler.  

 

*2 https://www.mymentalenergy.com