Booster votre chiffre d’affaires grâce aux marchés publics : les clés pour comprendre, oser et gagner !

Le marché public est une offre commerciale un peu spécifique. Néanmoins, notre experte du sujet Florence Revol, encourage les PME à se positionner sur ce secteur tant le potentiel est important. En effet, en 2017, le montant global de la commande publique a atteint 77 milliards d’Euros. Or, seulement 27% de ce montant a été attribué aux PME. Pourtant, d’après elle, cette manne financière reste accessible à toutes les entreprises qui savent s’adapter à la méthodologie imposée par la règlementation des marchés publics et anticiper les besoins des administrations et des collectivités. Explications…

COMPRENDRE

Un code des marchés pour faciliter l’accès aux marchés publics des TPE et PME

Un code des marchés vient de sortir, ouvrant les marchés publics aux petites structures avec un principe d’allotissement. Tous les services de l’état doivent allotir leurs marchés, à partir du moment où cela ne modifie pas la structure du marché.

Ce code vient également simplifier les procédures avec 40% de règles en moins (MPS, suppression de la signature de l’AE et des autres documents, mise en place du DUME).

La dématérialisation, en vigueur depuis octobre 2018, vient remarquablement simplifier les procédures et permet en outre de renforcer la transparence. Tous les documents administratifs sont stockés dans un coffre-fort.

Dans la plupart des cas, l’acheteur public n’est pas formé aux achats, mais a connu une évolution professionnelle au sein de sa structure. Il est donc fortement conseillé pour les PME et les startups d’accompagner l’acheteur dans la création du marché. Encore plus pour les produits ou services innovants !

Le positionnement en amont va être déterminant pour influencer et accompagner l’acheteur : il s’agit d’apporter son expertise pour aider l’acheteur à décomposer le marché le cas échéant.

2 règles régissent la passation d’un marché public :

  • Les règles de procédure (Valeur de l’achat, Objet, Durée)
  • Les règles de publicité (Valeur du marché, Objet, l’Acheteur)

Règles de procédure : 3 PROCÉDURES différentes sont conditionnées par les seuils de passation.

Pour les montants inférieurs à 25 000€, ces marchés ne sont donnés qu’aux entreprises qui se sont fait connaître, d’où l’intérêt d’un positionnement en amont !

Pour les MAPA (Marchés à procédure adaptée), l’acheteur peut négocier. Ces marchés peuvent fonctionner par lots. Le montant sur la durée du marché ne doit pas dépasser la somme maximale.

Les Appels d’Offres sont, quant à eux, ultra réglementés. Utilisateur, acheteur ou décisionnaire, i est impératif d’identifier qui fait quoi lors du positionnement en amont.

Bon à savoir : Depuis le 1er avril 2019, les marchés innovants sont mis en avant. Les collectivités ont le droit de tester des solutions innovantes (100 K€ maxi sur 3 ans sans passer par des marchés publics).

OSER

1. Agir en amont et vous différencier : Comment approcher les acheteurs publics ?

Pour bien se positionner et réussir à gagner un marché public, il faut déjà bien comprendre le process. Un positionnement en amont va permettre de monter à un taux de transformation de 80%. Il ne faut donc pas attendre qu’un appel d’offre tombe ! Le processus de réussite sur un marché public s’apparente à une boucle vertueuse.

Florence Revol

La prospection : choisir ses prospects

  • Aller voir l’acheteur et proposer une rencontre
  • Montrer que l’acheteur a intérêt à vous rencontrer : économies d’échelle, technologie…
  • Se présenter comme un partenariat, une facilitation des process
  • Au cours de l’entretien, bien tout noter et identifier :
    • le potentiel de CA
    • les groupements d’achat
    • les besoins potentiels < 25 000€
    • les critères de pondération…
  • Apporter son expertise pour faire basculer l’acheteur vers critère qualité vs prix.
  • Se préparer une fiche découverte du prospect
  • Pratiquer un potentiel lobbying : aider l’acheteur à rédiger le cahier des charges

La différenciation 

Il est nécessaire de mettre en avant tout ce qui vous différencie, de bien expliquer votre valeur ajoutée, pourquoi l’acheteur doit vous choisir plutôt qu’un autre.

  • Flexibilité, Adaptabilité
  • Synergie
  • Réactivité, Service
  • Qualité, Innovation
  • Prix
  • Surface financière suffisante/ % CA (situation de dépendance)…

Semer pour récolter : Se placer en amont du cahier des charges

Intérêt pour l’administration : obtenir les meilleures conditions d’achat

  • Choix des produits,
  • Coût du cycle de vie
  • Certifications
  • Fonctionnalités site marchand
  • Carte achat
  • Modalités d’exécution
  • Plan de progrès
  • Reporting
  • Suivi commercial…

Tous les efforts investis en amont peuvent être ruinés si vous ne « verrouillez » pas les critères de pondération !

Les critères de pondérations

  • la qualité
  • le prix, le coût global d’utilisation, la rentabilité
  • la valeur technique
  • le caractère esthétique et fonctionnel
  • les performances en matière de protection de l’environnement
  • les performances en matière d’insertion professionnelle des publics en difficulté
  • le caractère innovant
  • le service après-vente et l’assistance technique
  • la date de livraison, le délai de livraison ou d’exécution

Sourcing : faire référencer son entreprise afin d’être recontacté dans le cadre de futurs achats

Pour les besoins inférieurs à 25 000€, les besoins exceptionnels où aucun fournisseur n’est connu, ou pour les benchmark (Etude comparative aux leaders), il faut se faire référencer.

2. Comment identifier et sélectionner les appels d’offres : organiser la veille publicitaire

Sources d’information Supports
Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) www.legifrance.gouv.fr/initRechJO.do
Bulletin Officiel des Offres et des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) https://www.boamp.fr/
Journaux d’Annonces Légales (JAL) www.annonces-legales.fr/annonces-legales

Sites internet avec service de veille

www.marches-publics.gouv.fr

www.achatpublic.com, www.marches-publics.info(AWS-Achat)

www.marchesonline.com

www.e-marchespublics.com

www.vecteurplus.com, www.doubletrade.com

Il est recommandé de s’inscrire sur 4 plateformes en moyenne, par exemple :

Si on répond à moins de 10 appels d’offres par mois, inutile de s’inscrire sur des plateformes payantes, les plateformes gratuites suffisent.

Si la veille publicitaire est moins importante lorsqu’on a rencontré en amont les acheteurs, elle permet néanmoins d’observer le positionnement des autres.

3. Préparer un dossier type de réponse pour gagner en efficacité : bibliothèque de documents administratifs et Mémoire Technique de référence

IL est impératif d’identifier les bons mots clés pour rédiger une réponse à un marché public et d’éviter la recherche par CPV.

Astuce : si vous connaissez l’intitulé précis d’un marché, tapez-le sur Google qui le retrouvera sur les plateformes !

CONSEIL : préparez à l’avance un dossier de référence contenant les éléments suivants :

●Le DUME remplace le DC1 et DC2 depuis le 1er avril 2019

● DC4 : Déclaration de sous-traitance // Pendant la passation ou l’exécution du marché

●NOTI 1 : Information au candidat retenu // A la remise de l’offre et tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution du marché

●NOTI 2 : Etat annuel des certificats reçus -Certificats fiscaux et sociaux // A la remise de l’offre ou avant l’attribution du marché

●Assurances et certifications : RC, garantie décennale, RCP, véhicules…

●RIB

●Kbis de moins de 3 mois : programmation d’envoi

●Liste référence clients : Coordonnées, CA, durée, année

Ce dossier est à faire une fois et servira pour toutes les réponses à marchés publics.

4. Se préparer à la dématérialisation : Certificat de Signature Electronique (CSE), Facturation

Dématérialisation de 100% des marchés publics depuis octobre 2018
  • Gain de temps, rapidité et structuration de la réponse
  • MPS, Marché Public Simplifié, Coffre-fort électronique, (Dépôt des pièces administratives pour 1 an sur un serveur administré par un organisme officiel)
  • Pas d’ouverture possible du dossier d’offre avant la date et l’heure prévue
  • Limitation des coûts liés à l’impression des dossiers et aux envois.
Dématérialisation des factures
  • Dématérialisation de 100% des factures des TPE de moins de 10 salariés au 1erjanvier 2020
  • Après inscription, dépôt des factures (sans CGV) au format PDF sur Chorus-pro.gouv.fr (gratuit)
  • Suivi de traitement de la facture jusqu’au paiement
  • Limitation des coûts liés à l’impression, au stockage et aux envois
  • Réduction des délais de traitement
  • Gain de temps
  • Plus respectueux de l’environnement

GAGNER

5. Savoir décrypter le dossier de consultation des entreprises (DCE) : Adapter le dossier de réponse en fonction du besoin exprimé par l’acheteur public

Souvent le dossier contient :

  • CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières
  • CCTP/CCP/CCTG : Cahier des Clauses Techniques Particulières
  • RC : Règlement de la consultation
  • ATTRI 1 : Acte d’Engagement et ses ANNEXES
  • Pièces relatives aux prix :  BPU Bordereau des prix unitaires DQE : Détail quantitatif estimatif DPGF : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire
  • Questionnaire Technique et Fonctionnel
  • Autres documents (plans, formulaire visite de site…).

Mais il y a surtout 3 pièces maîtresses : le règlement de consultation, le CCTP et le BPU ou DPGF pour le tarif.

6. Adapter, valoriser et mettre en forme le Mémoire Technique : élément clé pour juger la valeur technique de votre offre

Lecture / analyse : Détecter les points clés de la consultation

  • Croisement avec renseignements recueillis lors du lobbying
  • Qualification du besoin : A-t-on la réponse à chaque demande ?
  • Mobilisation des compétences : Interne ou Externe (Co-traitant, sous-traitant)
  • Vos forces / Vos faiblesses

Généralement, l’acheteur multiplie par 3 le montant estimé. Mais le seul moyen de connaître le budget est de rencontrer l’acheteur en amont. Il faut être très vigilant sur les montants donnés et creuser : pourquoi, comment, à quel moment, qui le fait ?

Go / NoGo ? A vous de décortiquer le marché pour évaluer la pertinence de votre réponse !

Le cahier des charges correspond-il à votre positionnement commercial ? Le chiffre d’affaires vs le temps alloué est-il suffisant ?

Feuille de route

  • Ouvrir le dossier dès la parution de l’offre.
  • Faire son dossier de candidature dans les 5 jours qui suivent.
  • Murir son marché : voir les sous-traitants, visite obligatoire, questions à se poser…
  • Remettre son dossier sur la plateforme la VEILLE au plus tard !

Démarquez-vous de vos concurrents !

« Un Appel d’Offres de Marché Public est un recrutement sur CV sans entretien »

Tous les efforts commerciaux investis en amont du marché peuvent être ruinés si votre MÉMOIRE TECHNIQUE ne réussit pas à convaincre une commission de votre capacité, de votre engagement et de votre savoir faire

Les acheteurs publics constatent que 80% des mémoires techniques ne sont pas différenciant !

C’est l’élément clé pour juger la valeur technique de votre offre : Evaluer la qualité et les moyens que votre entreprise va déployer afin d’exécuter le marché.

Attentes du client :

  • Valoriser au mieux votre savoir-faire au regard du besoin exprimé dans l’appel d’offres :
  • En travaillant la présentation pour donner envie à l’acheteur de découvrir votre proposition : Titres accrocheurs, mini CV, exemples concrets, visuels…
  • En performant l’argumentaire afin de convaincre l’acheteur de choisir votre entreprise
  • N’utilisez jamais un mémoire technique type mais répondez en l’adaptant aux besoins du client et aux spécificités de la consultation

7. Gérer l’après consultation : analyse des résultats « offres non retenues » ou mise en oeuvre et suivi du contrat

La règle numéro 1 est d’analyser les résultats afin d’optimiser continuellement vos performances.

Cas d’une Offre non retenue

  • Vous améliorer pour gagner demain
  • Envoyer un courrier (sous 11 jours) pour obtenir le rapport l’analyse des offres (RAO)
  • Prendre RV pour savoir pourquoi votre offre a été rejetée

Cas d’une Offre retenue : notification

  • Prendre RV, si possible, sans attendre la notification
  • Identifier les interlocuteurs
  • Définir les actions (Retroplanning, formation, modalités d’exécutions des prestations, suivi commercial, plan de progrès, engagement sociétal…)
  • Gérer la mise en place dans l’entreprise : qui fait quoi ? Commercial, Administration des ventes, Comptabilité, Logistique/Exploitation…

Un maître mot dans l’étape de suivi, la fidélisation et le lien humain ! Une entité publique qui sera satisfaite d’un fournisseur aura tendance à le reconduire lors d’une remise en concurrence.

Pour conclure, Florence Revol rappelle que les marchés publics ne doivent jamais dépasser 30% de votre chiffre d’affaires ! Il est trop dangereux de baser sa croissance uniquement sur les marchés publics, qui changent tous les 2 ou 3 ans. L’objectif est de diversifier au maximum. Le marché public doit être la cerise sur le gâteau ou avoir un ROI rapide. Avec ces précieux conseils, êtes-vous prêts à oser et gagner un marché public ? Nous l’espérons…


Florence REVOL

06 16 67 31 45

www.appelsoffres-conseils.fr